-
Vahid Majidi
- بدون نظر
- بلاگ, مجموعه مقاله ها
اهمیت فرآیند کوچینگ (مربی گری) فردی در سازمان ها
فهرست مطالب
مقدمه
بهترین روش هدایت یک سازمان به سمت موفقیت، این است که ابتدا کارمندان، مدیران و رهبران سازمان به حدی توانمند شوند که قابلیت های نهفته آن ها شکوفا شود. امروزه همه ما در جهان ماشین ها و فن آوری ها غرق شده ایم و در حال از دست دادن پیوندهای اصیل انسانی و احساسی در محل کار هستیم و این امر در نهایت باعث می شود که دل‌بستگی شغلی کارمندان به سازمان کم شود و سرانجام موجب ناکارآمدی کارهای تیمی، کاهش بهره وری و سود هر سازمانی خواهد شد.
در این مقاله سعی بر این گردیده که با معرفی رهیاری و ابزارهای آن این ناهماهنگی ها رفع شود و پارادایم های شرطی شده ای از قبیل اتفاقات زندگی شخصی به کار مربوط نمی شود و از آن جدا است و یا وظیفه خود کارمند است که برای ارتقا و اعتلای خود بکوشد از بین برود.
انگیزه نگارنده از نوشتن مطلب حاضر این بوده است که با استفاده از تجربیات خود در طول ده سال خدمت در سازمان دولتی و مطالعه منابع بسیار مفید در زمینه رهیاری و مربیگری و اجرای این روش‌ها در کار و زندگی شخصی نتایج بسیار مطلوبی را به دست آورده ام و این موضوع دلیلی برای نگارش و اشاعه این روش مفید جهت ارتقا و رشد هر چه بیشتر کارمندان سازمانی گردد، چرا که بسیاری از افراد در مواجه با مشکلات در کار معتقد هستند سیستم حاکم در سازمان و اداره ناقص است و باید تغییر کند و سخن از تفکر سیستمی داشتن به میان می آورند، اما تجربه نشان داده است که با تغییر یک فرد و یا مدیر در سازمان با همان سیستم و قوانین گذشته تغییرات اساسی رخ داده است. بنابراین در این مقاله پیشنهاد می شود با تغییر نگاه کلی نگری در سازمان به جز نگری و تقویت فردیت با روش مربی گری، کارمندان را به سمت مسیر موفقیت رهیاری نمود.
یک قاعده کلی در مدیران و رهبران سازمان ها و کسب و کارها این است که مدیران با پتانسیل بالا همواره یک دید و نگرش کل نگر نسبت به نقشه راه و چشم انداز سازمان خود دارند و از آن دریچه کل نگرانه با مقیاس بزرگ، به جزییات با مقیاس بسیار کوچک و اهداف کوچک شده به عنوان بخشی از آن کل توجه می کنند و وقتی در آن جز کوچک یا هدف کوچک به سر می برند، همزمان دید کل نگر با مقیاس بزرگ تر را به یاد می آورند و به آن جز سیستم، مجدد از بالا نگاه می کنند تا مدل و نقشه راه سازمان متناسب با رویای بزرگ و دید کلی ذهنی شان شکل گیرد. بنابراین رهبران بزرگ همواره این تغییر در نگاه و توجه از جز به کل و کل به جز را مدام در برنامه های خود لحاظ می کنند تا از مسیر ماموریت سازمان خارج نشده و بیش ترین انطباق حاصل شود. این نگاه مدیریت به سازمان یا سیستم تعبیری است از تفکر سیستمی که مرزهای آن قابل تغییر و بسط می باشد تا حداکثر انعطاف پذیری اجزای سازمان با چشم انداز مدنظر تعریف شده فراهم گردد.
- در کلیه مطالب حاضر مقصود از کوچ، مربی و یا رهیار می باشد و منظور از کوچی، همان فرد مراجع کننده یا رهرو بوده و کوچینگ، همان مربی گری و رهیاری است.
در اینجا لازم است به بررسی اجمالی تفاوت کوچینگ با مشاور و یا درمان گر، منتور (مرشد و استاد) و آموزگار پرداخت. به طور کلی نقش یک آموزگار، تسهیل گری آموزش است که با انتقال مفاهیم آموزشی با روش ها و شیوه های تسهیل گری برای درک مناسب آموزش پذیر صورت می گیرد. نقش مشاور و درمان گر برای حل مسائل و عمدتا چالش های پیش روی فرد مراجع می باشد که آن مسائل ریشه در گذشته افراد داشته باشد. پس تمرکز مشاور بر گذشته مراجع کننده می باشد. اما یک منتور در رابطه منتورینگ یا همان استاد و شاگردی، با تمرکز بر آینده شاگرد، تلاش بر انتقال تجربیات مورد نیاز شاگرد یا فرد مراجع، می کند تا در آینده بتواند جایگزین مناسبی برای استاد یا مرشد خود شود. اما در رابطه کوچینگ بین کوچ (مربی) و کوچی (رهرو)، یک تعامل سازنده با تمرکز بر زمان حال و تأکید بر هدف کوچی در بازه زمانی مشخصی می باشد. این رابطه بر پایه انسجام و هماهنگی طرفین تا تحقق هدف کوچی بنا می شود.
به عبارت دیگر ابتدا لازم است فرد مراجع یا رهجو، در صورت وجود مسائل و چالش های درونی و اختلالات احتمالی در ویژگی های رفتاری خود، به یک درمان گر یا مشاور مراجعه نماید و پس از درمان و بهبود وضعیت روحی و روانی خود و رسیدن به شرایط مناسب به منظور کسب تجارب به منتور(مرشد و یا فرد پیشکسوت و با تجربه تر) مراجعه کند و پس از طی مراحل یادگیری و تبادل تجربیات منتور، به رشد و پیشرفت دست یابد.
اما نقش کوچینگ از زمانی شروع می شود که سازمان ها دچار وظیفه گرایی و بی تحرکی شده باشند و برای برنامه ریزی جهت پیشرفت افراد یک سازمان و اقدام در مسیر اهداف و خواسته های خود و سازمان متبوع، با تکیه بر پتانسیل ها و توانمندی های درونی به طور مستمر در مسیر تعالی قرار گیرند.
کوچینگ، فرایندی است که در آن، یک کوچ از طریق ابزارهای مربوطه، به همراهی و راهنمایی رهرو پرداخته تا از طریق پی گیری های مستمر وضعیت عملکرد فرد، با طرح مسئله و رسیدن به راه حل مسائل توسط کوچی (رهرو) ، از مسیر تحقق هدف مربوطه خارج نشود. حال آنکه منتور و مشاور و حتی آموزگار مطابق توضیحات فوق، در این رابطه هیچ وظیفه ای برای پی گیری کوچی تا رسیدن به هدف مربوطه ندارد.
ضرورت مربی گری (کوچینگ) و نقش آن در سازمان
امروزه با توجه به اهمیت نقش انسان در خلق ارزش در جهان و تمرکز صنایع بر انسان محوری و در خدمت گرفتن فن آوری برای انسان ها شاهد تحولات جدیدی هستیم به نحوی که رقابت بر سر پول و سود، جای خود را به استعداد و خلق ارزش داده است. در واقع مدیران با پتانسیل بالا تمرکز خود را بر شناسایی افراد با استعداد و توانمند با پتانسیل بالا می گذارند تا به شکوفایی و رشد استعداد آن ها منجر شود. در این بین نقش پر رنگ مدیران توانمند در خلق ارزش از طریق شناسایی و انتخاب افراد با توانمندی بالا و قرار دادن در جایگاه مناسب است تا به رشد سازمان نیز منجر شود. بنابراین رقابت بر سر استعداد و داده و اطلاعات در جهت هم پوشانی نیازهای اعضای سازمان و محیط می باشد و این تغییر رویکرد سازمان در مقابل اهداف منفعت طلبانه صرفا سود محور و مورد پسند نظام سرمایه داری (و سازمان های وظیفه گرا با نگرش از بالا به پایین) می باشد. بنابراین به این طریق با تغییر باور و رویکرد مسئولین ارشد سازمان و توسعه آن به سطوح پایین سازمان، می توان شاهد شکوفایی و رشد خلاقیت اعضای سازمان بود و در نتیجه منجر به تحقق اهداف استراتژیک تدوین شده در سازمان خواهیم بود.
همان طور که می دانیم انگیزه افراد و اعضای یک سازمان برای انجام وظایف و تعهد سازمانی، خود از دو منبع سرچشمه می گیرد که عبارتند از عوامل انگیزشی بیرونی شامل نظام پاداش و دستمزد و عوامل انگیزشی درونی که بیش تر جنبه احساسی دارد و ناشی از باور مثبت و اعتماد کردن به کارکنان باشد. به این طریق کارکنان برای حفظ این اعتبار داده شده به آن‌ها و جلب اعتماد بیش تر از سوی مسئولین سازمان ها، به طور خودجوش به انجام امور فوق العاده تشویق و ترغیب می شود. در این صورت با کم ترین هزینه بیش ترین بهره وری از طریق عوامل انگیزشی درونی حاصل می شود. از آن جا که احساس، انسان ها را تشکیل می دهد و انسان ها نیز سازمان ها را می سازند بنابراین هرگونه بی توجهی به احساس کارکنان می تواند احتمال بروز بی انگیزگی در کارکنان را به شدت افزایش دهد. چرا که شیوه تقویت انگیزه های بیرونی از طریق نظام پاداش و دستمزد به طور موقت و گذرا در عملکرد مناسب کارکنان تاثیر دارد.
به عنوان یک نمونه مطالعه موردی، چنانچه مسئولین و مدیران سازمان نسبت به پاسخگوی مطالبات کارکنان بی‌توجه و غیرمسئولانه واکنش نشان دهند عملاً شاهد بحران درون سازمانی خواهیم بود به همین دلیل یکی از بهترین راهکارها برای پیش گیری از بروز پیامدهای ناشی از بی انگیزگی و عدم رضایت اعضای سازمان، کمک به حل مسائل از جمله رسیدگی به چالش های درون سازمانی کارکنان، به کارگیری اصول و ابزارهای کوچینگ فردی و سازمانی و نیز کوچینگ مدیران و رهبران می باشد تا در اعمال هر گونه اقدامی تجدید نظر بیش تری صورت پذیرد.
به همین منظور یکی از مهم ترین راهکارهای انگیزه بخش در کلیه سطوح سازمانی، ایجاد و توسعه زیرساخت های کوچینگ می باشد تا با راهنمایی کردن افراد و اعضای سازمان، به بررسی مسائل به وجود آمده برای افراد و یا اجزای سیستم پرداخته شده و برای حل آن ها، تصمیم گیری لازم برای انتخاب اقدامات و راه کارهای اجرایی اتخاذ گردد و پس از حل مسائل آن ها به رفع موانع موجود برای پیشرفت اجزای دیگر سیستم نیز منجر شود. به این طریق به ارتقای بهره وری در نتیجه افزایش تجربه افراد سازمان در حل مسائل مشابه منجر می شود.
چرایی حضور کوچ در سازمان
با توجه به اینکه در سازمان های به ویژه وظیفه گرا (با رویکرد از بالا به پایین و سلسله مراتبی) تمرکز بر انجام امور معمول محوله می باشد و عمدتا محدودیت در رشد افراد سازمان به خاطر محدودیت در انجام وظایف وجود دارد غالبا سه دسته افراد در نتیجه عدم پاسخگویی مناسب به نیازها و خواسته های شان به وجود می آیند. دسته اول منفعلانه که در صورت عدم موافقت درخواست و مطالبات شان دچار بی تفاوتی می شوند. دسته دوم، افراد مشکل، واکنش گرایانی هستند که در صورت مواجه با موانع، شروع به تخریب مانع و آسیب به خود و اطرافیان می کنند و محیط کاری در اثر وجود آن ها، دچار چالش های متعدد و سبب بی انگیزگی و کاهش بهره وری می شود. و اما دسته سوم افراد کنش گرا و مطالبه گر که غالبا این دسته افراد متعهد به سازمان بوده و در جهت بهبود عملکرد سازمان تلاش می کنند.
طبق بررسی های سازمانی توسط موسسه اعتبار سنجی گالوپ در حدود 34 درصد از کارکنان سازمان ها از کار خود رضایت و یا متعهد به اصول کاری مربوطه هستند و بقیه اعضای سازمان ناسازگار با شرایط کاری خود هستند. شاید بتوان گفت در حدود 70 درصد اعضای سازمان شامل دو گروه اول یعنی افراد منفعل و دل زده از کار و به خصوص واکنش گرایان هستند که حتی فضای کاری را نه تنها برای خود بلکه برای اطرافیان نیز ناامیدانه تر می کنند و به کاهش انگیزه افراد متعهد و کنش گرایان (یا فراکنش گرایان) منتهی خواهد شد.
به طور کلی نقش کوچینگ فردی و سازمانی (Individual and Executive Coaching)، کاهش درصد این دسته بزرگ از کارکنان کم بهره ور می باشد که فضای کاری را نامناسب کرده و باعث کاهش انگیزه و عملکرد اعضای دیگر می شوند و در عین حال بر تقویت و توجه کافی بر دسته کارکنان کنش گرا و متعهد به سازمان تاکید کرده و با همراهی مسئولین ارشد، بستر رشد پتانسیل های فردی آن ها را فراهم کنند.
اهمیت موضوع کوچینگ به قدری است که در صورت بی توجهی و دیده نشدن کارکنان سازمان به ویژه دسته کنش گرایان (و وجود عواملی از جمله احساس تبعیض و نبود عدالت سازمانی) و نهایتا عدم حل مسائل فردی و سازمانی مربوط به آن ها، شاهد بحران و افت شدید عملکرد کارکنان و نارضایتی خواهیم بود که نهایتا باعث عدم تحقق اهداف استراتژیک سازمان می شود. حضور کوچ در سازمان، شنیدن مسائل و سپس تسهیل شرایط نامناسب کوچی و همراهی آن ها تا رسیدن به وضعیت مطلوب و هدف مورد نظر می باشد.
فرآیند کوچینگ
همان طور که می دانیم همه افراد دارای همه توانایی های لازم برای حل مسائل نبوده و ممکن است اعضای سازمان در بهترین حالت جزو متخصصین در امور مربوط به خود باشند ولی در تعاملات بین فردی یا درون سازمانی و برون سازمانی، چالش هایی داشته باشند که نیاز باشد با حضور یک راهنما و مربی، فضا و بستر مناسب برای مواجه با آن چالش ها مهیا شود تا به انتخاب راه حل مناسب توسط کوچی منجر شود و اهداف و خواسته های سازمان نیز تحقق یابد.
مجددا تاکید می شود انتخاب نهایی راه حل برای چالش روبه رو، توسط کوچی می باشد نه کوچ، تا باعث افزایش مسئولیت پذیری کوچی برای کسب تجربه و خلاقیت بیش تر شود. یک کوچ مشابه یک همراه، برای گوشزد کردن نکاتی است که از دید افراد تیم یا مسئول در سازمان پنهان مانده است. در واقع کوچ نوعی رهبری از پشت پرده است و مانند یک ناظر از بیرون به مسائل توجه دارد و آن را گوشزد می کند تا سازمان و افراد به مسائل آگاه شوند و از تکرار آن جلوگیری شود.
فرآیند کوچینگ به نحوی است که با پرسش سوالات مناسب از کوچی، یک آگاهی و بینش بر مسئله و وضعیت فرد کوچی با توجه به مسئله حاضر و خواسته ای که فرد کوچی دارد بدست می آید تا وضعیت مطلوب برای او مدنظر قرار گیرد و از طریق مدل ها و ابزارهای کوچینگ شرایط مطلوب برای کوچی (فرد رهجو) فراهم گردد. در این میان کوچ درون سازمانی، استراتژی مناسب (چگونگی حرکت) برای رسیدن به وضعیت مطلوب کوچی را با پرسش های به جا و به موقع لحاظ کرده و به راهکارهای مفیدی که در ذهن کوچی وجود دارد دست یافته و انتخاب یکی از آن راهکارهای مناسب را بر عهده کوچی گذاشته تا به آن متعهد شود و آزادانه انتخاب و تصمیم بگیرد. سپس برای بررسی روند تحقق اهداف کوچک ترسیمی لازم است کوچ به پیگیری کوچی (رهرو) بپردازد.
به طور خلاصه اصلی ترین کار کوچینگ نشان دادن راه و مسیر به رهجو می باشد تا او را به رهرو تبدیل کند و با پذیرش مسئولیت پذیری به خواسته و وضعیت مورد نظر دست یابد. به همین دلیل در کوچینگ به افراد رهرو یا کوچی ها به طور مستقیم گفته نمی شود که چه کاری باید انجام دهند و چه تصمیماتی بگیرند و آن را چطور به اجرا بگذارند. برای این مراحل ابزارهایی وجود دارد که کوچ (مربی) با توجه به شرایط افراد به کار می گیرند.
کوچینگ به شیوه مربی چابک و چابک سازی سازمان و اعضای تیم ها
معمولا بیست درصد از انرژی کوچ صرف شناسایی چارچوب کاری و روال انجام کارها در سازمان می شود و هشتاد درصد دیگر به انجام نقش های متناسب با شرایط سازمان از جمله راهنمایی، معلمی، میانجی گری، مذاکره و به طور کلی همدلی از طریق شنیدن و پرسش سوالات مناسب و ایجاد رابطه دوستانه و اعتماد و نهایتا بازخورد دادن بدون قضاوت، لحاظ می شود تا به رهیاری کوچی جهت رسیدن به راه حل مورد نظر منجر شود. به این طریق چابک سازی و رهبری پشت پرده توسط کوچ شکل می گیرد.
یک مربی می تواند با حضور فیزیکی در جلسات به طور خنثی به نظارت بر عملکرد مسئولین جلسه و اعضای آن پرداخته و سرعت پیشبرد امور مربوط به چارچوب کاری، میزان عملکرد و روند کاری در جلسات را که توسط مسئول جلسه ارزیابی می شود آن را با سکوت خود مشاهده و در طول جلسه به نوشتن نکات و پیشنهادات خود برای حل و فصل چالش های احتمالی بپردازد.
- وظیفه کوچینگ تسهیل گری در رسیدن به اهداف و راه حل مناسب است.
عملا مربی کمک می کند تا افراد و تیم ها در سازمان، بهترین راه حل و راهکار مناسب را با سرعت بیش تری برای مسائل خود بدست آورند. در فرآیند کوچینگ، مربی نمی گوید راه حل چیست و چگونگی حل آن را ارائه دهد چرا که افراد درگیر در بروز آن مسأله دارای تخصص بیش تری بوده اما ممکن است در مذاکره و تیم سازی و به طور کل هماهنگی بین یکدیگر برای حل مسأله چالش داشته باشند و یا قدرت مذاکراتی بین تیم ها ضعیف باشد در این صورت مربی با همکاری طرفین ایده هایی از طریق تکنیک های معمول (از جمله استخوان ماهی، طوفان فکری، شش کلاه تفکر و مدیریت کیفیت جامع TQM و.. ) به شناسایی و ریشه یابی مسائل می پردازند و نهایتا طرفین درگیر به انتخاب مناسب راه حل مربوطه می پردازند و این ایده ها سریع تر و راحت تر برای طرفین پذیرفته می شود. فرآیند فوق برای یک کوچ لازم است تا با فراهم آوردن بستر مناسب جهت حل مسائل موجود، عملکرد مراجع یا کوچی به کنش گرایی و چابکی منجر شود و به صورت منفعل بی تفاوت نبوده و با ارزش های سازمان از جمله داشتن روحیه تیمی و تعهد و تعلق به سازمان، هم راستا باشند.
پیشنهاد
با توجه به اهمیت حضور مستمر مربی و کوچ در سازمان ها، پیشنهاد می شود بعد از پذیرش نقش کوچ در سازمان (از طریق فرهنگ سازی) از افراد علاقمند به کوچ درون سازمانی برای راهنمایی کارکنان در کلیه سطوح سازمان و نیز مشورت به مسئولین، دعوت شود تا قبل از هرگونه تصمیم گیری در خصوص شرایط افراد و مسائل سازمان در حوزه منابع انسانی، اقدامات اولیه در نظر گرفته شود تا به هم پوشانی نیازهای طرفین منجر شود و اهداف رضایت بخش حاصل شود. به همین دلیل مقتضی است سازمان ها برای تربیت کوچ و مربیان درون سازمانی با کمک مشاوران و کوچ برون سازمانی، شرایط لازم برای مربی گری افراد و تیم های سازمان را فراهم نمایند تا بهره وری بالا و بهبود مستمر در سازمان صورت پذیرد.
نتیجه گیری
اصولا هر فردی در طول مسیر زندگی شخصی و یا شغلی تمایل به رشد و موفقیت در مسیر رسالت زندگی خود دارد و کارکنان یک سازمان با تنوع بسیاری از علایق و توانمندی ها و پتانسیل های بالقوه لازم است در مسیر مناسب خود قرار گیرند که این خواسته درونی و نامشهود عمدتا از طریق کوچینگ قابل تحقق است و وجود کوچ یا مربی در سازمان ها می تواند به راهنمایی افراد رهجو کمک کرده و باعث تشویق و انگیزه کارکنان برای تحقق اهداف افراد و نیز خواسته های سازمان شود و در نهایت از طریق کوچینگ، افراد رهجو به رهرو تبدیل شده که به طور مسئولانه نسبت به وظایف خود عملکرد مناسبی داشته باشند.
معنی کوچینگ در روانشناسی و بطور کلی واژه کوچینگ (coaching) برای افراد مختلف معانی متفاوتی دارد، اما در کل می‌توان گفت کوچ یا مربی به فرد کمک می‌کند تا با راهنمایی‌های او مشکلاتش را خودش حل کند و عملکردش را بهبود بخشد. این درحالی است که در روش‌های دیگر (آموزش، مشاوره و منتورینگ)، به دنبال این هستیم که به سؤالات فرد پاسخ دهیم و او را راهنمایی کنیم.
فرقی نمی‌کند که فرایند کوچینگ در عرصه ورزشی، زندگی یا کسب و کار مورد استفاده قرار گیرد، یک کوچ خوب معتقد است افراد پاسخ مشکلاتشان را می‌دانند، فقط باید به آن‌ها کمک کرد تا این پاسخ‌ها را کشف کنند.
در نتیجه می توان گفت کوچینگ به عنوان یک راهکار الزامی برای سازمان ها با توجه به محدودیت های منابع موجود و تغییرات محیطی، به کار برده می شود تا در عین حال به بیش ترین بهره وری و رضایت مندی کارکنان و تحقق اهداف و خواسته های سازمان دست یافت. به عبارت ساده تر مربی گری، باعث تغییر و پویایی سازمان و خلاقیت اعضا در جهت رشد و شکوفایی توانمندی های شان می شود.
به راه بادیه رفتن به از نشستن باطل وگر مراد نیابم به قدر وسع بکوشم. سعدی